ضوابط و ويژگي‌هاي سيستم تداركات و خريد
  • اطلاعات پايه
    1. امكان ثبت اطلاعات منابع خريد و فروشندگان كالا و خدمت و امكان طبقه‌بندي آنها به تفكيك انواع كالاها و خدمات
    2. امكان ثبت اطلاعات نمايندگي‌هاي فروش و خدمات پس از فروش توليدكنندگان و منابع خريد
    3. امكان تعريف انواع كالاهاي مورد نياز سازمان و ثبت اطلاعات آن شامل مشخصات فني، اندازه، نام توليدكننده، كشور سازنده، گواهينامه استانداردهاي كيفيت و نام فروشنده و امكان مشاهده مستندات تصويري كالا
    4. امكان تعريف انواع خدمات مورد نياز سازمان
    5. امكان ثبت مشخصات شخصي و شغلي كارپردازان
    6. امكان ثبت مشخصات شخصي و شغلي اعضاي كميسيون معاملات، كميسيون مناقصه، كميته فني بازرگاني و هيئت ترك تشريفات مناقصه و مزايده
    7. امكان ثبت قوانين و مقررات مربوط به خريد شامل قانون محاسبات عمومي كشور، قانون برگزاري مناقصات، قانون تنظيم بخشي از مقررات مالي دولت، آيين‌نامه معاملات دولتي، آيين‌نامه‌هاي مالي و معاملات خاص دستگاه (در صورت وجود)، مقررات صادرات و واردات، قوانين گمركي، اساسنامه هيأت رسيدگي به شكايات، آيين‌نامه اجرايي ارزيابي كيفي مناقصه‌گران، قانون حداكثر استفاده از توان فني، مهندسي، توليدي، صنعتي و اجرايي كشور و شرايط بازرگاني بين‌المللي (اينكوترمز)[1]
    8. امكان تعريف انواع خريد شامل داخلي، خارجي، داخلي قراردادي و داخلي غيرقراردادي
    9. امكان تعريف انواع روش خريد شامل استعلام، مناقصه و ترك تشريفات مناقصه
    10. امكان تعريف انواع معاملات از نظر نصاب (قيمت معامله) شامل معاملات جزيي، معاملات متوسط و معاملات عمده
    11. امكان تعريف انواع تضمين قراردادها شامل ضمانتنامه‌هاي شركت در مناقصه (وجه التزام)، انجام تعهدات، پيش‌پرداخت و حسن انجام كار
    12. امكان تعريف حساب‌هاي بانكي
    13. امكان تعريف شركت‌هاي بيمه و انواع بيمه‌نامه
    14. امكان تعريف مؤسسات و شركت‌هاي بيمه و بازرسي‌كننده كالاهاي وارداتي
    15. امكان تعريف سازمان‌هاي مسئول صدور گواهي سلامت (بهداشت)
    16. امكان تعريف مرزها و گمركات ورودي كالا به كشور
    17. امكان تعريف تعرفه‌هاي گمركي
    18. امكان تعريف انواع معاملات شامل معاملات نقدي، نسيه و مدت‌دار
    19. امكان تعريف انواع روش‌هاي واردات كالا شامل واردات با ارز حاصل از صادرات، واردات بدون انتقال ارز و قراردادهاي بيع متقابل
    20. امكان تعريف انواع اسناد خريد
    21. امكان تعريف انواع بارنامه شامل بارنامه هوايي، دريايي، ريلي، زميني، سراسري، رسيد پستي و حمل مركب فياتا[2]
    22. امكان تعريف انواع ضمانت‌نامه‌هاي ارزي و گمركي
    23. امكان تعريف انواع استانداردهاي كيفيت كالا
    24. امكان تعريف انواع ارز و نرخ آنها
    25. امكان تعريف انواع وسايل حمل كالا شامل هواپيما، كشتي، قطار، تريلي، كاميون و وانت
    26. امكان تعريف تنخواه‌گردان
    27. امكان تعريف نيازهاي دستگاه و تهيه فهرست كالاها و خدماتي كه بايد تهيه و خريداري شود در سه دسته نيازمندي‌هاي عمومي، نيازمندي‌هاي فني و تخصصي و نيازمندي‌هاي طرح‌ها يا پروژه‌هاي خاص
    28. امكان تعريف اسناد حمل شامل فاكتور فروش، گواهي مبدأ، بيمه‌نامه، بارنامه، گواهي بازرسي، گواهي بسته‌بندي و گواهي بهداشت

  • ثبت درخواست خريد كالا يا خدمت

    1. امكان درخواست خريد از طريق سيستم سيستم
    2. امكان تبديل يك درخواست به چند دستور خريد
    3. امكان تبديل چند درخواست خريد به يك دستور خريد
    4. امكان اولويت‌بندي كالاهايي كه بايد خريداري شود
    5. امكان صدور خودكار درخواست خريد با توجه به اطلاعات ارسالي از سيستم انبار در خصوص نقطه سفارش هر كالا
    6. امكان گردش درخواست و دستور خريد كالا ميان مراجع يا افراد تصميم‌گيرنده دستگاه براي صدور دستور لازم (تأييد، رد يا اصلاح) از طريق سيستم
    7. امكان ثبت مراحل خريد، تعيين تاريخ مورد نظر براي انجام هر مرحله و تعيين فرد يا گروه مأمور به انجام هر مرحله
    8. امكان ثبت برآورد هزينه اجراي درخواست خريد و تعيين نوع معامله با توجه به مبلغ برآورد
    9. امكان درخواست تأمين اعتبار از طريق سيستم

  • تشكيل پرونده سفارش
    1. امكان تعيين مراحل خريد با توجه به قوانين و مقررات
    2. امكان تشكيل پرونده سفارش از طريق انتخاب اقلام مورد نظر در درخواست‌هاي متفاوت
    3. امكان ثبت اطلاعات پيشنهادهاي قيمت فروشندگان همراه با مشخصات كالا يا خدمت، تهيه صورت استعلام‌هاي دريافتي و منظم‌كردن آن بر اساس قيمت
    4. امكان تعيين فرد يا گروه براي انجام هر سفارش
    5. امكان تهيه فرم سفارش خريد حاوي اطلاعاتي شامل نام فروشنده، مشخصات كالا، تعداد سفارش، قيمت واحد، قيمت كل، مبلغ تخفيف، زمان تحويل و نحوه تحويل
    6. امكان ذخيره و مشاهده اسناد مناقصه و مزايده

  • تعيين پيمانكار يا فروشنده
    1. امكان ثبت و نگهداري سوابق مربوط به استعلام قيمت كالاها و خدمات
    2. امكان ثبت اطلاعات مربوط به مناقصه و مزايده شامل عنوان، برنامه زماني مناقصه يا مزايده، مهلت شركت در مناقصه يا مزايده، نوع (محدود يا عمومي، يك مرحله‌‌اي يا دو مرحله‌اي)، نام شركت‌كنندگان، مبالغ پيشنهادي و نام برنده
    3. امكان ثبت اطلاعات مربوط به ترك تشريفات مناقصه و مزايده شامل تاريخ تشكيل جلسات، علت ترك تشريفات، مبلغ مصوب و نام برنده
    4. امكان تهيه صورتجلسات كميسيون معاملات شامل صورتجلسه استعلام قيمت و صورتجلسه برنده مناقصه و مزايده و نگهداري آنها
    5. امكان گردش صورتجلسات ميان اعضاي كميسيون معاملات جهت تأييد يا رد آنها و امكان اضافه‌كردن توضيح به صورتجلسه (در صورت نياز) توسط هر يك از امضا‌ءكنندگان
    6. امكان دعوت اعضاي كميسيون معاملات، كميسون مناقصه و كميتة فني بازرگاني به جلسات از طريق سيستم
    7. امكان ابلاغ صورتجلسات به واحدهاي مورد نظر دستگاه از طريق سيستم

  • سفارش‌ خريد داخلي
    1. امكان ثبت مراحل خريد كالا و خدمات، مدت مورد نظر براي انجام هر مرحله و ثبت عملكرد آنها
    2. امكان تنظيم و صدور چك
    3. امكان مشاهده اطلاعات چك‌هاي آماده دريافت شامل عنوان ذينفع، تاريخ صدور، شماره چك، علت صدور و مبلغ
    4. امكان ايجاد بانك اطلاعاتي از خريدهاي گذشته و ذخيره اطلاعات ضروري در مورد كالا و خدمت و منابع تأمين آنها شامل نام كالا يا خدمت، نام فروشنده، نام كارپرداز خريد، تاريخ خريد، تعداد، مبلغ واحد، مبلغ كل، ضمانت‌ها و كيفيت انجام كار يا ارائه خدمات

  • سفارش‌ خريد‌ خارجي
    1. امكان تعريف مراحل سفارش خريد خارجي
    2. امكان ثبت اطلاعات مجوزهاي مورد نياز از دستگاه‌ها و مراجع مختلف جهت واردات كالا از خارج
    3. امكان ثبت اطلاعات پيش فاكتور و پروفرما شامل نام و نشاني فروشنده و خريدار، شماره و تاريخ صدور پروفرما، نام كالا و مشخصات آن، نوع، مقدار، تعداد، قيمت واحد، قيمت كل، شرايط پرداخت، كراية حمل، نحوة بسته‌بندي، شرايط حمل، زمان تحويل، نام مبدأ و مقصد، مدت اعتبار پروفرما و نوع ارز
    4. امكان تعريف كليه پارامترهاي مؤثر در مبلغ پروفرم و كنترل تاريخ سررسيد پروفرماها و امكان تعيين پروفرم نهايي
    5. امكان ثبت اطلاعات حواله ارزي و اطلاعات پرداخت در مورد خريد خارجي نقدي
    6. امكان ثبت عمليات مربوط به اخذ بيمه‌نامه شامل اطلاعات مربوط به استعلام قيمت بيمه، مشخصات بيمه‌نامه، رسيد وصول حق بيمه و كنترل تاريخ سررسيد بيمه‌نامه‌ها
    7. امكان ثبت اطلاعات اعتبارات اسنادي
    8. امكان ثبت اطلاعات تضمين‌‌هاي دريافتي از فروشندگان شامل ضمانت‌نامه انجام تعهدات، ضمانت‌نامه پيش‌پرداخت، گارانتي و نحوه جبران خسارت احتمالي وارده
    9. امكان تعيين مغايرت‌هاي اقلام سفارش‌شده و دريافت‌شده
    10. امكان ثبت و كنترل اطلاعات مربوط به حمل كالا شامل اطلاعات برنامه حمل سفارش، بارنامه حمل و تاريخ سررسيد آن، اطلاعات ورود كالا به مرز يا گمرك، اطلاعات واريز دائم و موقت، اطلاعات قبض انبارهاي گمركي ارائه‌شده و پروانه گمركي و تاريخ سررسيد آن، اطلاعات بارگيري كالا از گمرك و تخليه در انبار و مغايرت آن و اطلاعات رسيد كالا به انبار
    11. امكان ثبت اطلاعات نرخ‌هاي ارز و امكان محاسبه معادل دلاري (يا هر ارز پاية ديگر) و معادل ريالي جهت مقايسه قيمت كالاها و خدمات در بازارهاي مختلف
    12. امكان ايجاد بانك اطلاعاتي از خريدهاي گذشته و ذخيره اطلاعات ضروري در مورد كالا و خدمت و منابع تأمين آنها شامل نام كالا يا خدمت، نام فروشنده، تاريخ خريد، تعداد، مبلغ واحد، مبلغ كل، ضمانت‌ها و كيفيت انجام كار يا ارائه خدمات

  • عقد قرارداد خريد
    1. امكان تنظيم قرارداد
    2. امكان ثبت مشخصات قرارداد شامل نام طرفين قرارداد (فروشنده و خريدار) و نشاني آنها، موضوع، مدت، مبلغ واحد، مبلغ كل، مدت تحويل كالا يا خدمت، شرايط تحويل، نوع ضمانت، نحوه پرداخت، كسورات، شرايط فسخ، حوادث غيرمترقبه و حل اختلاف
    3. امكان ارائه صورت وضعيت قراردادها شامل نام فروشنده، ميزان عملكرد، مبالغ پرداخت‌شده و مراحل آن، ميزان كسورات و وضعيت عملكرد با توجه به مدت قرارداد
    4. امكان درخواست وجه جهت مراحل مختلف قرارداد از طريق سيستم شامل درخواست وجه بابت استرداد وجه‌الضمان، پيش‌پرداخت، صورت وضعيت قرارداد و ...
    5. امكان تنظيم و ثبت الحاقيه يا متمم قرارداد
    6. امكان محاسبه جريمه و خسارت احتمالي با توجه به اطلاعات ورودي به سيستم
    7. امكان محاسبه پيش پرداخت، مبلغ قابل پرداخت در هر مرحله به صورت ناخالص و خالص (پس از كسر ماليات، بيمه، تسويه پيش‌پرداخت و ضمانت‌ها)
    8. امكان محاسبه كسورات قرارداد به تفكيك انواع آن شامل ماليات، بيمه و حُسن انجام كار

  • حمل و تحويل كالا و خدمت
    1. امكان ثبت پيشنهادهاي قيمت شركت‌هاي حمل
    2. امكان ثبت و كنترل مراحل حمل هر سفارش
    3. امكان دريافت و ثبت اطلاعات تحويل موقت، تحويل دائم و مرجوعي كالا
    4. امكان ارسال اطلاعات كالاي دريافت‌شده به سيستم انبار و كنترل رسيدها با سفارش‌هاي انجام‌شده
    5. امكان تنظيم و ارسال فرم گزارش مرجوعي به همراه رسيد برگشت وجه و مدارك ديگر به امور مالي

  • امور مالي تداركات و خريد
    1. امكان ثبت اطلاعات تنخواه‌گردان‌ها شامل نام دارنده تنخواه، مبلغ كل تنخواه، ثبت هزينه‌هاي انجام‌شده از محل تنخواه به تفكيك فاكتورها و موارد خريد
    2. امكان تنظيم و ارسال درخواست وجه از امور مالي (جهت خريد اقلامي كه از محل تنخواه خريداري نمي‌شوند) يا صدور چك در وجه فروشندگان
    3. امكان ثبت هزينه‌هاي انجام‌شده از محل تنخواه‌گردان‌ها و تهيه صورت هزينه‌هاي انجام‌شده حاوي اطلاعاتي نظير نام كالا يا خدمت خريداري‌شده، تاريخ، تعداد و مبلغ خريد
    4. امكان تنظيم گزارش عملكرد تنخواه جهت تسويه يا ترميم و ارسال آن به امور مالي جهت تسويه

  • امكانات سيستم
    1. امكان جستجو بر اساس اطلاعات اصلي سيستم
    2. امكان جستجوي پويا بر اساس پارامترهاي مختلف و قابل تعريف توسط كاربر
    3. امكان توليد فرم‌هاي مورد نياز كاربران (Form Generator)

  • گزارشات
    1. امكان تهيه انواع گزارش‌هاي تاريخچه‌اي، عملياتي و مديريتي به صورت آماري و نموداري
    2. امكان مشاهده و گزارش وضعيت عملكرد برنامه‌هاي خريد
    3. امكان گزارش‌گيري خريدهاي انجام‌شده از يك فروشنده و يا گزارش خريد بر مبناي نوع كالا يا خدمت خريداري‌شده
    4. تهيه گزارش جامع درخواست‌هاي خريد و امكان نمايش اسناد ثبت‌شده روي هر درخواست خريد و نمايش درخواست‌هاي انجام‌نشده
    5. امكان تهيه فهرست فروشندگان كالا و وضعيت آنها
    6. امكان تهيه گزارش خلاصه خريد از فروشندگان و كشورها
    7. امكان تهيه گزارش از برنامه سفارشات خريد و گزارش آخرين وضعيت، سفارشات رسيده، معوق يا انجام‌شده و گزارش تأخير اقدامات سفارشات و گزارش اقلام كسري، معيوب و برگشتي
    8. امكان تهيه گزارش هزينه‌هاي سفارشات و قيمت تمام‌شده سفارش
    9. امكان گزارش‌گيري از ثبت سفارش خريدهاي خارجي
    10. امكان گزارش‌گيري از اعلاميه‌هاي ورود كالا
    11. امكان گزارش‌گيري از درخواست حواله‌هاي ارزي
    12. امكان گزارش‌گيري از قراردادهاي خريد و امكان گزارش‌گيري از كليه پرداخت‌ها و وضعيت قراردادهاي يك فروشنده
    13. امكان تهيه گزارش اسناد مرتبط با كالا، فروشندگان، كارشناسان خريد، برگ ارسال كالا و همچنين نمايش كليه اسناد موجود در سيستم به تفكيك نوع سند با كمك فيلترهاي مربوطه شامل تاريخ و صادركننده سند
    14. امكان گزارش‌گيري از حواله‌هاي ارسالي به انبار و رسيد انبارهاي واصله
    15. امكان گزارش‌گيري از كالاهايي كه مدت تحويل آن گذشته و تحويل داده نشده‌اند و كالاهاي در راه
    16. امكان تهيه گزارش چك‌هاي صادره از تنخواه‌گردان خريد داخلي
    17. امكان گزارش‌گيري از خريدهاي انجام‌شده به تفكيك كارپردازان
    18. امكان گزارش‌گيري از فهرست شركت‌هاي بيمه، شركت‌هاي بازرسي‌كننده و سازمان‌هاي مجوزدهنده
    19. امكان تهيه گزارش از خريد كالا و خدمت به تفكيك انواع كالا و خدمات، واحدهاي متقاضي و دوره‌هاي زماني مورد نظر

  • ارتباط سيستم با ساير سيستم‌هاي عمومي
    1. امكان ارتباط و تبادل اطلاعات با سيستم پرسنلي
    2. امكان ارتباط و تبادل اطلاعات با سيستم مالي
    3. امكان ارتباط و تبادل اطلاعات با سيستم دبيرخانه
    4. امكان ارتباط و تبادل اطلاعات با سيستم اموال و دارايي‌هاي ثابت
    5. امكان ارتباط و تبادل اطلاعات با سيستم انبار

  • امنيت و حدود دسترسي
    1. امكان تعريف كاربران و تعيين محدوده مجاز هر كاربر در اجراي عمليات كاربري به منظور افزايش امنيت اطلاعات (به عبارتي مشخص ‌گردد كه هر كاربر با توجه به رده و مسئوليت‌هاي سازماني، تا چه سطحي مجاز به حذف، اضافه، تغيير و يا رؤيت چه بخش‌هايي از اطلاعات است)
    2. امكان تهيه پشتيبان كامل از اطلاعات سيستم
    3. امكان ايجاد تدابير امنيتي براي جلوگيري از دسترسي‌هاي غيرمجاز
    4. امكان ثبت كليه وقايع سيستم
 

© کلیه حقوق مادی، معنوی و حق نشر این وب سایت و محتوی آن متعلق به شرکت صبا فناوری اطلاعات است.