|
ضوابط و ويژگي‌هاي سيستم تداركات و خريد
- اطلاعات پايه
- امكان ثبت اطلاعات منابع خريد و فروشندگان كالا و خدمت و امكان طبقه‌بندي آنها به تفكيك
انواع كالاها و خدمات
- امكان ثبت اطلاعات نمايندگي‌هاي فروش و خدمات پس از فروش توليدكنندگان و منابع
خريد
- امكان تعريف انواع كالاهاي مورد نياز سازمان و ثبت اطلاعات آن شامل مشخصات فني،
اندازه، نام توليدكننده، كشور سازنده، گواهينامه استانداردهاي كيفيت و نام فروشنده
و امكان مشاهده مستندات تصويري كالا
- امكان تعريف انواع خدمات مورد نياز سازمان
- امكان ثبت مشخصات شخصي و شغلي كارپردازان
- امكان ثبت مشخصات شخصي و شغلي اعضاي كميسيون معاملات، كميسيون مناقصه، كميته
فني بازرگاني و هيئت ترك تشريفات مناقصه و مزايده
- امكان ثبت قوانين و مقررات مربوط به خريد شامل قانون محاسبات عمومي كشور، قانون
برگزاري مناقصات، قانون تنظيم بخشي از مقررات مالي دولت، آيين‌نامه معاملات دولتي،
آيين‌نامه‌هاي مالي و معاملات خاص دستگاه (در صورت وجود)، مقررات صادرات و واردات،
قوانين گمركي، اساسنامه هيأت رسيدگي به شكايات، آيين‌نامه اجرايي ارزيابي كيفي مناقصه‌گران،
قانون حداكثر استفاده از توان فني، مهندسي، توليدي، صنعتي و اجرايي كشور و شرايط بازرگاني
بين‌المللي (اينكوترمز)[1]
- امكان تعريف انواع خريد شامل داخلي، خارجي، داخلي قراردادي و داخلي غيرقراردادي
- امكان تعريف انواع روش خريد شامل استعلام، مناقصه و ترك تشريفات مناقصه
- امكان تعريف انواع معاملات از نظر نصاب (قيمت معامله) شامل معاملات جزيي، معاملات
متوسط و معاملات عمده
- امكان تعريف انواع تضمين قراردادها شامل ضمانتنامههاي شركت در مناقصه (وجه التزام)،
انجام تعهدات، پيش‌پرداخت و حسن انجام كار
- امكان تعريف حساب‌هاي بانكي
- امكان تعريف شركت‌هاي بيمه و انواع بيمه‌نامه
- امكان تعريف مؤسسات و شركت‌هاي بيمه و بازرسي‌كننده كالاهاي وارداتي
- امكان تعريف سازمان‌هاي مسئول صدور گواهي سلامت (بهداشت)
- امكان تعريف مرزها و گمركات ورودي كالا به كشور
- امكان تعريف تعرفه‌هاي گمركي
- امكان تعريف انواع معاملات شامل معاملات نقدي، نسيه و مدت‌دار
- امكان تعريف انواع روش‌هاي واردات كالا شامل واردات با ارز حاصل از صادرات، واردات
بدون انتقال ارز و قراردادهاي بيع متقابل
- امكان تعريف انواع اسناد خريد
- امكان تعريف انواع بارنامه شامل بارنامه هوايي، دريايي، ريلي، زميني، سراسري،
رسيد پستي و حمل مركب فياتا[2]
- امكان تعريف انواع ضمانتنامههاي ارزي و گمركي
- امكان تعريف انواع استانداردهاي كيفيت كالا
- امكان تعريف انواع ارز و نرخ آنها
- امكان تعريف انواع وسايل حمل كالا شامل هواپيما، كشتي، قطار، تريلي، كاميون و
وانت
- امكان تعريف تنخواه‌گردان
- امكان تعريف نيازهاي دستگاه و تهيه فهرست كالاها و خدماتي كه بايد تهيه و خريداري
شود در سه دسته نيازمندي‌هاي عمومي، نيازمندي‌هاي فني و تخصصي و نيازمندي‌هاي طرح‌ها
يا پروژه‌هاي خاص
- امكان تعريف اسناد حمل شامل فاكتور فروش، گواهي مبدأ، بيمه‌نامه، بارنامه، گواهي بازرسي،
گواهي بسته‌بندي و گواهي بهداشت
- ثبت درخواست خريد كالا يا خدمت
- امكان درخواست خريد از طريق سيستم سيستم
- امكان تبديل يك درخواست به چند دستور خريد
- امكان تبديل چند درخواست خريد به يك دستور خريد
- امكان اولويت‌بندي كالاهايي كه بايد خريداري شود
- امكان صدور خودكار درخواست خريد با توجه به اطلاعات ارسالي از سيستم انبار در
خصوص نقطه سفارش هر كالا
- امكان گردش درخواست و دستور خريد كالا ميان مراجع يا افراد تصميم‌گيرنده دستگاه
براي صدور دستور لازم (تأييد، رد يا اصلاح) از طريق سيستم
- امكان ثبت مراحل خريد، تعيين تاريخ مورد نظر براي انجام هر مرحله و تعيين فرد
يا گروه مأمور به انجام هر مرحله
- امكان ثبت برآورد هزينه اجراي درخواست خريد و تعيين نوع معامله با توجه به مبلغ
برآورد
- امكان درخواست تأمين اعتبار از طريق سيستم
- تشكيل پرونده سفارش
- امكان تعيين مراحل خريد با توجه به قوانين و مقررات
- امكان تشكيل پرونده سفارش از طريق انتخاب اقلام مورد نظر در درخواست‌هاي متفاوت
- امكان ثبت اطلاعات پيشنهادهاي قيمت فروشندگان همراه با مشخصات كالا يا خدمت،
تهيه صورت استعلام‌هاي دريافتي و منظم‌كردن آن بر اساس قيمت
- امكان تعيين فرد يا گروه براي انجام هر سفارش
- امكان تهيه فرم سفارش خريد حاوي اطلاعاتي شامل نام فروشنده، مشخصات كالا، تعداد
سفارش، قيمت واحد، قيمت كل، مبلغ تخفيف، زمان تحويل و نحوه تحويل
- امكان ذخيره و مشاهده اسناد مناقصه و مزايده
- تعيين پيمانكار يا فروشنده
- امكان ثبت و نگهداري سوابق مربوط به استعلام قيمت كالاها و خدمات
- امكان ثبت اطلاعات مربوط به مناقصه و مزايده شامل عنوان، برنامه زماني مناقصه
يا مزايده، مهلت شركت در مناقصه يا مزايده، نوع (محدود يا عمومي، يك مرحلهاي يا دو
مرحلهاي)، نام شركت‌كنندگان، مبالغ پيشنهادي و نام برنده
- امكان ثبت اطلاعات مربوط به ترك تشريفات مناقصه و مزايده شامل تاريخ تشكيل جلسات،
علت ترك تشريفات، مبلغ مصوب و نام برنده
- امكان تهيه صورتجلسات كميسيون معاملات شامل صورتجلسه استعلام قيمت و صورتجلسه
برنده مناقصه و مزايده و نگهداري آنها
- امكان گردش صورتجلسات ميان اعضاي كميسيون معاملات جهت تأييد يا رد آنها و امكان
اضافه‌كردن توضيح به صورتجلسه (در صورت نياز) توسط هر يك از امضا‌ءكنندگان
- امكان دعوت اعضاي كميسيون معاملات، كميسون مناقصه و كميتة فني بازرگاني به جلسات
از طريق سيستم
- امكان ابلاغ صورتجلسات به واحدهاي مورد نظر دستگاه از طريق سيستم
- سفارش خريد داخلي
- امكان ثبت مراحل خريد كالا و خدمات، مدت مورد نظر براي انجام هر مرحله و ثبت
عملكرد آنها
- امكان تنظيم و صدور چك
- امكان مشاهده اطلاعات چك‌هاي آماده دريافت شامل عنوان ذينفع، تاريخ صدور، شماره
چك، علت صدور و مبلغ
- امكان ايجاد بانك اطلاعاتي از خريدهاي گذشته و ذخيره اطلاعات ضروري در مورد كالا
و خدمت و منابع تأمين آنها شامل نام كالا يا خدمت، نام فروشنده، نام كارپرداز خريد،
تاريخ خريد، تعداد، مبلغ واحد، مبلغ كل، ضمانت‌ها و كيفيت انجام كار يا ارائه خدمات
- سفارش خريد خارجي
- امكان تعريف مراحل سفارش خريد خارجي
- امكان ثبت اطلاعات مجوزهاي مورد نياز از دستگاه‌ها و مراجع مختلف جهت واردات
كالا از خارج
- امكان ثبت اطلاعات پيش فاكتور و پروفرما شامل نام و نشاني فروشنده و خريدار،
شماره و تاريخ صدور پروفرما، نام كالا و مشخصات آن، نوع، مقدار، تعداد، قيمت واحد،
قيمت كل، شرايط پرداخت، كراية حمل، نحوة بسته‌بندي، شرايط حمل، زمان تحويل، نام مبدأ
و مقصد، مدت اعتبار پروفرما و نوع ارز
- امكان تعريف كليه پارامترهاي مؤثر در مبلغ پروفرم و كنترل تاريخ سررسيد پروفرماها
و امكان تعيين پروفرم نهايي
- امكان ثبت اطلاعات حواله ارزي و اطلاعات پرداخت در مورد خريد خارجي نقدي
- امكان ثبت عمليات مربوط به اخذ بيمه‌نامه شامل اطلاعات مربوط به استعلام قيمت
بيمه، مشخصات بيمه‌نامه، رسيد وصول حق بيمه و كنترل تاريخ سررسيد بيمه‌نامه‌ها
- امكان ثبت اطلاعات اعتبارات اسنادي
- امكان ثبت اطلاعات تضمين‌‌هاي دريافتي از فروشندگان شامل ضمانت‌نامه انجام تعهدات،
ضمانت‌نامه پيش‌پرداخت، گارانتي و نحوه جبران خسارت احتمالي وارده
- امكان تعيين مغايرت‌هاي اقلام سفارش‌شده و دريافت‌شده
- امكان ثبت و كنترل اطلاعات مربوط به حمل كالا شامل اطلاعات برنامه حمل سفارش، بارنامه
حمل و تاريخ سررسيد آن، اطلاعات ورود كالا به مرز يا گمرك، اطلاعات واريز دائم و موقت،
اطلاعات قبض انبارهاي گمركي ارائه‌شده و پروانه گمركي و تاريخ سررسيد آن، اطلاعات بارگيري
كالا از گمرك و تخليه در انبار و مغايرت آن و اطلاعات رسيد كالا به انبار
- امكان ثبت اطلاعات نرخ‌هاي ارز و امكان محاسبه معادل دلاري (يا هر ارز پاية ديگر)
و معادل ريالي جهت مقايسه قيمت كالاها و خدمات در بازارهاي مختلف
- امكان ايجاد بانك اطلاعاتي از خريدهاي گذشته و ذخيره اطلاعات ضروري در مورد كالا
و خدمت و منابع تأمين آنها شامل نام كالا يا خدمت، نام فروشنده، تاريخ خريد، تعداد،
مبلغ واحد، مبلغ كل، ضمانت‌ها و كيفيت انجام كار يا ارائه خدمات
- عقد قرارداد خريد
- امكان تنظيم قرارداد
- امكان ثبت مشخصات قرارداد شامل نام طرفين قرارداد (فروشنده و خريدار) و نشاني
آنها، موضوع، مدت، مبلغ واحد، مبلغ كل، مدت تحويل كالا يا خدمت، شرايط تحويل، نوع ضمانت،
نحوه پرداخت، كسورات، شرايط فسخ، حوادث غيرمترقبه و حل اختلاف
- امكان ارائه صورت وضعيت قراردادها شامل نام فروشنده، ميزان عملكرد، مبالغ پرداخت‌شده
و مراحل آن، ميزان كسورات و وضعيت عملكرد با توجه به مدت قرارداد
- امكان درخواست وجه جهت مراحل مختلف قرارداد از طريق سيستم شامل درخواست وجه بابت
استرداد وجه‌الضمان، پيش‌پرداخت، صورت وضعيت قرارداد و ...
- امكان تنظيم و ثبت الحاقيه يا متمم قرارداد
- امكان محاسبه جريمه و خسارت احتمالي با توجه به اطلاعات ورودي به سيستم
- امكان محاسبه پيش پرداخت، مبلغ قابل پرداخت در هر مرحله به صورت ناخالص و خالص
(پس از كسر ماليات، بيمه، تسويه پيش‌پرداخت و ضمانت‌ها)
- امكان محاسبه كسورات قرارداد به تفكيك انواع آن شامل ماليات، بيمه و حُسن انجام
كار
- حمل و تحويل كالا و خدمت
- امكان ثبت پيشنهادهاي قيمت شركت‌هاي حمل
- امكان ثبت و كنترل مراحل حمل هر سفارش
- امكان دريافت و ثبت اطلاعات تحويل موقت، تحويل دائم و مرجوعي كالا
- امكان ارسال اطلاعات كالاي دريافت‌شده به سيستم انبار و كنترل رسيدها با سفارش‌هاي
انجام‌شده
- امكان تنظيم و ارسال فرم گزارش مرجوعي به همراه رسيد برگشت وجه و مدارك ديگر
به امور مالي
- امور مالي تداركات و خريد
- امكان ثبت اطلاعات تنخواه‌گردان‌ها شامل نام دارنده تنخواه، مبلغ كل تنخواه،
ثبت هزينه‌هاي انجام‌شده از محل تنخواه به تفكيك فاكتورها و موارد خريد
- امكان تنظيم و ارسال درخواست وجه از امور مالي (جهت خريد اقلامي كه از محل تنخواه
خريداري نمي‌شوند) يا صدور چك در وجه فروشندگان
- امكان ثبت هزينه‌هاي انجام‌شده از محل تنخواه‌گردان‌ها و تهيه صورت هزينه‌هاي
انجام‌شده حاوي اطلاعاتي نظير نام كالا يا خدمت خريداري‌شده، تاريخ، تعداد و مبلغ خريد
- امكان تنظيم گزارش عملكرد تنخواه جهت تسويه يا ترميم و ارسال آن به امور مالي
جهت تسويه
- امكانات سيستم
- امكان جستجو بر اساس اطلاعات اصلي سيستم
- امكان جستجوي پويا بر اساس پارامترهاي مختلف و قابل تعريف توسط كاربر
- امكان توليد فرم‌هاي مورد نياز كاربران (Form Generator)
- گزارشات
- امكان تهيه انواع گزارش‌هاي تاريخچه‌اي، عملياتي و مديريتي به صورت آماري و نموداري
- امكان مشاهده و گزارش وضعيت عملكرد برنامه‌هاي خريد
- امكان گزارش‌گيري خريدهاي انجام‌شده از يك فروشنده و يا گزارش خريد بر مبناي نوع كالا يا خدمت خريداري‌شده
- تهيه گزارش جامع درخواست‌هاي خريد و امكان نمايش اسناد ثبت‌شده روي هر درخواست خريد و نمايش درخواست‌هاي انجام‌نشده
- امكان تهيه فهرست فروشندگان كالا و وضعيت آنها
- امكان تهيه گزارش خلاصه خريد از فروشندگان و كشورها
- امكان تهيه گزارش از برنامه سفارشات خريد و گزارش آخرين وضعيت، سفارشات رسيده، معوق يا انجام‌شده و گزارش تأخير اقدامات سفارشات و گزارش اقلام كسري، معيوب و برگشتي
- امكان تهيه گزارش هزينه‌هاي سفارشات و قيمت تمام‌شده سفارش
- امكان گزارش‌گيري از ثبت سفارش خريدهاي خارجي
- امكان گزارش‌گيري از اعلاميه‌هاي ورود كالا
- امكان گزارش‌گيري از درخواست حواله‌هاي ارزي
- امكان گزارش‌گيري از قراردادهاي خريد و امكان گزارش‌گيري از كليه پرداخت‌ها و وضعيت قراردادهاي يك فروشنده
- امكان تهيه گزارش اسناد مرتبط با كالا، فروشندگان، كارشناسان خريد، برگ ارسال كالا و همچنين نمايش كليه اسناد موجود در سيستم به تفكيك نوع سند با كمك فيلترهاي مربوطه شامل تاريخ و صادركننده سند
- امكان گزارش‌گيري از حواله‌هاي ارسالي به انبار و رسيد انبارهاي واصله
- امكان گزارش‌گيري از كالاهايي كه مدت تحويل آن گذشته و تحويل داده نشده‌اند و كالاهاي در راه
- امكان تهيه گزارش چك‌هاي صادره از تنخواه‌گردان خريد داخلي
- امكان گزارش‌گيري از خريدهاي انجام‌شده به تفكيك كارپردازان
- امكان گزارش‌گيري از فهرست شركت‌هاي بيمه، شركت‌هاي بازرسي‌كننده و سازمان‌هاي مجوزدهنده
- امكان تهيه گزارش از خريد كالا و خدمت به تفكيك انواع كالا و خدمات، واحدهاي متقاضي و دوره‌هاي زماني مورد نظر
- ارتباط سيستم با ساير سيستم‌هاي عمومي
- امكان ارتباط و تبادل اطلاعات با سيستم پرسنلي
- امكان ارتباط و تبادل اطلاعات با سيستم مالي
- امكان ارتباط و تبادل اطلاعات با سيستم دبيرخانه
- امكان ارتباط و تبادل اطلاعات با سيستم اموال و دارايي‌هاي ثابت
- امكان ارتباط و تبادل اطلاعات با سيستم انبار
- امنيت و حدود دسترسي
- امكان تعريف كاربران و تعيين محدوده مجاز هر كاربر در اجراي عمليات كاربري به منظور
افزايش امنيت اطلاعات (به عبارتي مشخص گردد كه هر كاربر با توجه به رده و مسئوليت‌هاي
سازماني، تا چه سطحي مجاز به حذف، اضافه، تغيير و يا رؤيت چه بخش‌هايي از اطلاعات است)
- امكان تهيه پشتيبان كامل از اطلاعات سيستم
- امكان ايجاد تدابير امنيتي براي جلوگيري از دسترسي‌هاي غيرمجاز
- امكان ثبت كليه وقايع سيستم
|